PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN E BUSINESS

Perencanaan dan Pengembangan e-Business 

Bisnis berbasis elektronik, dalam hal ini sering kita sebut dengan e-Business adalah sebuah kegiatan bisnis yang menggunakan fasilitas jaringan internet. Dalam pelaksanaannya, perusahaan yang akan mengaplikasikan e-Business dalam usahanya tentunya membutuhkan rencana agar penerapannya bisa efektif.

1.    Mendayagunakan komputer personal, jaringan komputer, dan internet seoptimal mungkin. Ini merupakan hal paling dasar yang harus disiapkan sebelum memanfaatkan e-Bussiness.

2.      Membangun halaman web untuk membangung jalinan komunikasi antara perusahaan dengan konsumen secara efektif dan fleksibel.

Setelah semua terpenuhi di atas barulah kita melangkah dalam tahap pembangunan system e-Business, meliputi:

·         Pembangunan Arsitektur e-Business. Arsitektur e-Business merupakan framework konseptual dari infrasktruktur dan aplikasi e-Business yang diwujudkan dalam sebuah perencanaan struktur dan integrasi dari berbagai sumber-sumber yang ada dalam sebuah organisasi.

 Dalam proses pengembangannya terdiri dari enam langkah, yaitu :

a.    Pendefinisian visi dan tujuan, pendefinisian visi dan tujuan dari organisasi merupakan langkah awal untuk mendapatkan gambaran umum dari organisasi tersebut.

b.   Pendefinisian arsitektur informasi, pendefinisian informasi yang dibutuhkan merupakan langkah selanjutnya untuk mengetahui situasi dan kondisi dalam rancangan pengembangan e-Business.

c.    Pendefinisian arsitektur data, aktifitas pada bagian ini seperti pengklasifikasian data yang dibutuhkan, cara pengolahannya dan sasaran yang ingin diambil untuk pengembangan.

d.   Pendefinisian arsitektur aplikasi, pendefinisian ini dimaksudkan untuk menentukan jenis aplikasi dan batasan-batasan yang diinginkan dalam bidang keamanan.

e.    Pendefinisian arsitektur teknikal, pendefinisian dari arsitektur teknikal dimaksudkan untuk menentukan jenis-jenis hardware dan software secara keseluruhan.

f.    Pendefinisian arsitektur organisasi, dalam bagian ini ditentukan berbagai hal yang berhubungan dengan sumber daya, baik berupa manusia, keuangan, dan waktu yang dipergunakan.

·         Instalasi. Langkah selanjutnya adalah pengimplementasian aplikasi yang telah dibangun atau instalasi. Aktifitas instalasi ini dapat dilaksanakan langsung oleh para tenaga ahli yang ada di perusahaan tersebut atau menggunakan tenaga outsourcing, pilihan ini sangat berhubungan erat dengan pemilihan opsi pengembangan yang dilakukan sebelumnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam aktifitas instalasi ini yaitu, bagaimana aplikasi tersebut berhubungan dengan aplikasi yang telah ada.

·         Pemilihan Opsi Pengembangan. Pengembangan aplikasi dari e-Business pada dasarnya mengikuti beberapa pendekatan. Masing-masing pendekatan tersebut memiliki keuntungan dan kekurangan yang pada intinya, pemilihan salah satu dari opsi tersebut akan memberikan efisiensi yang lebih besar dibandingkan opsi-opsi lainnya. Beberapa pendekatan tersebut adalah:

a.     Membeli aplikasi, membeli sebuah aplikasi yang telah diimplementasikan oleh sebuah application service provider (ASP) dapat menghemat biaya dan waktu dibanding dengan membangun sendiri. Tetapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti kadangkala aplikasi tersebut tidak sepenuhnya diperlukan, sangat susah untuk dimodifikasikan sesuai dengan kebutuhan, susah untuk diintegrasikan dengan aplikasi yang telah lebih dulu digunakan, pelayanan purna jual dari ASP yang buruk dan keterikatan kontrak dengan pihak ASP untuk meningkatkan fungsi dari aplikasi tersebut dikemudian hari.

b.      Menyewa (lease), menyewa aplikasi hampir mirip dengan membeli aplikasi yang diinginkan. Biasanya menyewa aplikasi dilakukan jika aplikasi tersebut sangat mahal. Kadangkala menyewa merupakan langkah awal sebelum membeli aplikasi tersebut dan alasan lain karena keterbatasan tenaga ahli yang akan mengelola pemanfaatan dan pemeliharaan aplikasi tersebut.

c.      Membangun sendiri (in-house development), membangun sendiri aplikasi yang dibutuhkan merupakan salah satu pilihan dari pengembangan e-Business. Walaupun biasanya pendekatan ini membutuhkan biaya yang besar dan menghabiskan waktu yang banyak, tetapi pilihan ini diharapkan sangat mendekati sistem yang diinginkan.

d.   Bekerjasama dengan pihak ketiga, dewasa ini sedang berkembang trend kerjasama antara perusahaan pengembang aplikasi e-Business dengan perusahaan-perusahaan penggunanya. Berbagai jenis kerjasama yang dilakukan seperti kerjasama dengan pengembang e-marketplace, telah mengembangkan berbagai aplikasi e-Business bagi para perusahaan yang ingin membangun bisnis B2C ( Business to Customer) di internet, sedangkan untuk B2B (Business to Business), perusahaan dapat bergabung dalam berbagai pengembang khusus lainnya di bidangnya, bekerjasama dengan third-party auction, perusahaan dapat bekerjasama dengan pihak pelelangan untuk memasarkan produknya sebagai pihak ketiga.

·         Penyebaran/Integrasi. Pada tahapan ini aplikasi yang telah dipilih dan diimplementasikan diharapkan dapat terintegrasi dengan baik dengan segala aplikasi yang telah ada sebelumnya. Berbagai langkah dijalankan dalam tahapan ini seperti pemberian training dan informasi terhadap para pengguna, baik yang berhubungan secara langsung atau tidak dengan aplikasi tersebut, pembuatan kebijakan atau peraturan-peraturan yang mendukung hingga pengintegrasian sistem dengan para supplier dan pihak-pihak terkait lainnya.

·         Operasi/Pemeliharaan. Operasi dan pemeliharaan dari aplikasi yang telah diimplementasikan merupakan langkah selanjutnya yang harus diperhatikan dengan baik. Perencanaan yang baik sangat diperlukan agar seluruh pengimplementasian yang telah dilakukan dapat berjalan dengan sempurna. Selanjutnya, aktifitas pemeliharaan dapat dilanjutkan ke tahap pengembangan selanjutnya untuk penyempurnaan aplikasi yang telah diimplementasikan sesuai dengan maksud dan tujuan aplikasi tersebut dibangun.

Manajemen Teknologi E-Business 

Pada dasarnya dalam proses pembangunan dan pengembangan e-Business diperlukan suatu manajamen system informasi yang baik, efektif dan efisisen. Dalam proses pembangunan dan pengembangan e-Business, manajemen teknologi menjadi hal yang tidak kalah penting diantara manajemen komponen system informasi yang lain. Teknologi informasi memiliki kontribusi penting dalam menjalankan proses system informasi e-Business. Teknologi informasi ini dapat disebut sebagai supply atas demand of system information dalam e-Business. Manajemen teknologi dalam proses e-Business ini pada umumnya dapat dikelompokkan dalam dua perspektif, yaitu:

• Perspektif Teknis

Dilihat dari sisi teknis, manajemen  teknologi informasi dalam e-Business dibagi kedalam dua fungsi, yaitu fungsi penciptaan dan fungsi penyebaran.

Fungsi Penciptaan

Dalam fungsi penciptaan, manajemen teknologi itu dapat berpacu  pada aspek-aspek berikut:

1. Teknologi informasi harus mampu menjadi medium atau sarana       untuk mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang dijumpai dalam bisnis perusahaan ke dalam format data kuantitatif. Ada dua cara umum yang biasa dipergunakan, yaitu secara manual dan otomatis. Yang dimaksud dengan manual adalah dilibatkannya seorang user untuk melakukan data entry terhadap fakta-fakta relevan di dalam aktivitas sehari-hari yang dipandang perlu untuk direkam. Sementara yang dimaksud dengan cara otomatis di sini adalah jika berbagai teknologi dipergunakan sebagai alat untuk merekam fakta dan mengubahnya menjadi data tanpa harus melibatkan unsur manusia sebagai data entry.      
2.             Teknologi harus mampu merubah data mentah yang telah dikumpulkan tersebut menjadi informasi yang relevan bagi setiap penggunanya (stakeholders), yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis, pemilik perusahaan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
3. Teknologi mengolah informasi yang diperoleh dengan berbagai        konteks organisasi yang ada, menjadi sebuah knowledge yang dapat diakses oleh semua pihak di dalam perusahaan. 
4. Merubah knowledge menjadi wisdom merupakan tugas teknologi informasi yang terakhir dalam proses penciptaan.

Fungsi Penyebaran

Dilihat dari fungsi manajemen tekonologi e-Business dapat meliputi            kegiatan manajemen yang berhubungan dengan aspek penyebaran sebagai berikut:

1. Gathering. Teknologi informasi dikelola (manage) untuk mampu      mengumpulkan entiti-entiti tersebut dan meletakkannya di dalam suatu media penyimpan digital. Media penyimpan tersebut harus mampu untuk menangkap berbagai karakteristik unik dari entiti-entiti terkait, yang biasa direpresentasikan dalam berbagai bentuk format media (multi-media), seperti: teks, suara (audio), citra (image), gambar bergerak (video), dan lain-lain.
2. Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entiti- entiti di kemudian hari, teknologi informasi dimanage memilik mekanisme baku dalam mengorganisasikan penyimpanan entiti- entiti tersebut di dalam media penyimpan. Konsep-konsep     struktur data, database, dan sistem berkas merupakan dasar-            dasar ilmu yang kerap dipergunakan sehubungan dengan      kebutuhan ini.
3. Selecting. Di saat berbagai pihak di dalam perusahaan membutuhkan entity entiti tersebut, teknologi informasi  diciptakan untuk menyediakan fasilitas untuk memudahkan pencarian dan pemilihan.
4. Synthesizing. Teknologi informasi diciptaakan mampu memenuhi    kebutuhan manajer ini dalam menggabungkan beberapa entiti menjadi satu paket kesatuan yang terintegrasi.
5. Distributing. Teknologi informasi dibuat dan dikelola dengan          memiliki infrastruktur yang dapat menyalurkan berbagai entiti dari tempat disimpannya entitientiti tersebut ke pihak-pihak yang membutuhkannya.

• Perspektif Manajerial

Dilihat dari sisi bisnis dan manajerial, terutama dalam kaitannya dengan Manajemen Supply Chain, ada 4 (empat) peranan yang diharapkan perusahaan dari implementasi efektif sebuah teknologi informasi. 

1. Minimize Risks. Setiap bisnis memiliki resiko, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar kontrol perusahaan.
2. Reduce Costs. Teknologi informasi diharapkan dapat berkotribusi dalam perbaikan efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.
3. Create New Realities. Dengan pesatnya perkembangan teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-Business semacam ecommerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada dasarnya meruapakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Metode Pembangunan Sistem

Metode yang paling sering digunakan dalam membangun e-Business adalah metode daur hidup. Metode ini cocok untuk pembangunan sistem e-Business, karena memiliki beberapa karakteristik yaitu proses dilakukan selangkah demi selangkah yang disertai dengan proses dokumentasi yang rapi. Metode daur hdup terdiri dari beberapa tahapan proses, yaitu tahap perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan, dan pemeliaraan. Pada setiap tahapan dilakukan proses pendokumentasian atas segala yang telah dilakukan atau disepakati.

Tahap Perencanaan

Tahap ini sangat penting karena pada tahap ini permasalahan yang sebenarnya didefinisikan secara rinci dimana Pembuat sistem mencoba memahami permasalahan dan mendefinisikan secara rinci, kemudian menentukan tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendala. Hasilnya berupa proposal proyek

Tahap ini sangat penting karena pada tahap ini permasalahan yang sebenarnya didefinisikan secara rinci

Tahap Analisis

Pada tahap ini pembuat sistem akan menganalisis permasalahan dengan menyusun studi kelayakan. Studi kelayakan ini menentukan kemungkinan keberhasilan  solusi yang diusulkan serta  untuk memastikan bahwa solusi  yang diusulkan tersebut benar-benar  dapat dicapai dengan sumber daya dan  dengan memperhatikan kendala yang  terdapat pada perusahaan serta dampak  terhadap lingkungan sekeliling.

Tahap Perancangan

Tahap perancangan dalam membuat system informasi e-Business ini dapat disebut juga sebagai desain system. Dalam rancangan SI e-Business harus memperhatikan kebutuhan perusahaan e-Business, kebutuhan operator, kebutuhan pemakai, dan kebutuhan teknis.

Tahap Penerapan (Implikasi)

Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan  rancangan yang telah disusun sebelumnya agar dapat diwujudnyatakan. Implementasi untuk prosedur di dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa computer. Sementara itu, untuk proses yang terdapat di luar sistem komputer, disusunlah sebuah konvensi atau perjanjian atau tata tertib, agar setiap orang yang terlibat dapat mengikuti alur yang telah ditetapkan. Untuk merealisasikan sistem pada tahap pemaparan ini, ditempuh beberapa metode, antara lain, penggunaan paket aplikasi, pengembangan oleh staf sendiri (insourcing), dan pengembangnan yang dilakukan dengan kerjasama dari pihak luar seperti konsultan atau software house (outsourcing).

Tahap Evaluasi

Pada tahap ini, dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun. Proses uji coba diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar.

1. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengevaluasi perangkat keras adalah:
2. Kemampuan perangkat keras yang meliputi kecepatn proses dan distribusinya
3. Seberapa besar biaya yang harus disediakannya untuk pengoperasian dan perawatan sistem.
4. Kompatibilitas perangkat keras terhadap sistem-sistem yang terkait, seberapa lama teknologi yang digunakan akan bertahan.
5. Sejauh mana pilihan-pilihan terhadap komputer yang digunakan, memperhatikan faktor-faktor ergonomik.
6. Tingkat kehandalan dan sekalabilitas jaringan komputer yang dibangun sebagai infrastruktur sistem tersebut.

Tahap Pemeliharaan dan penggunaan

Pada tahap ini, sistem yang telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk mengenal proses e-Business yang sesungguhnya. Pemeliharaan sistem secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, membackup, dan scaning virus. Sementara itu, pemeliharaa juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemuktahiran sistem, atau pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan belum diketahui sebelumnya.

Secara global, sebenarnya dimensi utama dari manejemen e-Business adalah meliputi tantangan-tantangan dalam hal sistem informasi dan teknologi informasi. Tantangan  itu meliputi:

• Pengelolaan strategi Bisnis/TI
• Pengelolaan aplikasi-aplikasi bisnis
• Pengelolaan platform teknologi berbasis internet
• Manajemen sumberdaya data
• Pengembangan sistem

Dari tantangan-tantangan yang ada, organisasi e-Business diharapkan mampu menjawab tantangan dengan system dan manajemen yang efektif dan efisien sesuai dengan tujuan organisasi.

Faktor Kesuksesan e-Business

(Wade:2005) mengungkapkan beberapa faktor kesuksesan inplementasi e-Business, antara lain:

• Ekspektasi dari perusahaan ditunjang dengan ketersediaan dana.
• Jadwal dan waktu implementasi yang memadai.
• Pengetahuan akan proses bisnis, kompetensi dan pengalaman dalam pembangunan e-Business system.
• Komunikasi baik secara fungsional dan cross-fuction.
• Komitmen yang tinggi dari semua pihak yang terlibat.

Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan e-Business

• Tidak ada komitmen yang utuh dari manajemen.
• Penerapan e-Business tidak diikuti proses change management.
• Tidak profesionalnya vendor teknologi informasi yang menjadi mitra bisnis
• Buruknya infrastruktur komunikasi
• Tidak selarasnya strategi TI dengan strategi perusahaan.
• Adanya masalah keamanan dalam bertransaksi
• Kurangnya dukungan finansial
• Belum adanya peraturan yang mendukung dan melindungi pihak-pihak yang bertransaksi (cyberlaw),
• Menggunakan target jangka pendek sebagai pijakan investasi ebusiness

Ada empat tahapan evolusi yang dapat dijadikan pegangan atau panduan bagi perusahanan yang ingin membangun e-Business:

1. Tahap Inform, ditandai adanya unit-unit kecil di dalam perusahaan yang mulai mencoba membangun software-software kecilberbasis internet.
2. Tahap Automate, mengintegrasikan unit-unit kecil software dalam perusahaan.
3. Tahap Integrate, mengintegrasikan aplikasi e-Business perusahaan dengan entiti-entiti lain diluar perusahaan.           
4. Tahap Reinvent, adanya perubahan secara mendasar dari manajemen perusahaan terutama yang berkaitan dengan cara melihat bisnis yang ada.

10 Prospek e-Business di Indonesia

Melalui berbagai kajian terhadap perkembangan e-business paling tidak terdapat 10 terdapat 10 prospek e-business di Indonesia yaitu :

E-business Type. Perkembangan pemakaian alat-alat elektronik dan digital sebagai medium komunikasi dan relasi bisnis jauh lebih cepat dibanding dengan cara transaksi jual beli.

Community. Lebih mudah menciptakan kebutuhan (demand creation) kepada generasi muda dibanding dengan mengubah pola hidup generasi tua

Content. Adanya internet yang paling banyak memperoleh keuntungan adalah perusahaan bukan end user.

Technology Device. Teknologi berbasis PC akan bergeser ke teknologi digital ditambah microprosessor seperti PDA

Access Channels. Berkembangnya teknologi informasi semacan internet dan website menawarkanperusahaan yang berminat mengimplementasikan kanal akses tersebut

Regulation. e-Business berkaitan erat dengan aktifitas pencarian laba finansial maka pemerintah akan mengikuti negara-negara maju dalam menerapkan regulasi e-business yang kondusif.

Organization. Faktor budaya, pendidikan, sosial dan perilaku dalam organisasi memegang peranan penting dalam menentukan sukses tidaknya sosialisasi penggunaan teknologi informasi

Change Strategy. Perusahaan di negara berkembang lebih memilih metode evolusi dibanding revolusi dalam mengimplementasikan e-Business.

Business Process. Perusahaan yang sukses diraih oleh perusahaan yang mampu mengawinkan konsep tradisional physical value chain dengan virtual value chain.

System Approach. e-Business baru dapat berkembang jika komponen lain dalam lingkungan sistem e-business turut tumbuh dan berkembang secara serentak.

e-Business sekarang tidak hanya digunakan dalam ekonomi terutama bidang pemasaran. Kini telah merambah kebidang-bidang lain juga. e-Payment, dan e-Pathner merupakan salah satu contoh pengembangan e-Bussiness.

Sumber:

http://dosen.narotama.ac.id/wp-content/uploads/2012/03/IMPLEMENTASI-E-BUSINESS-DI-INDONESIA.pdf. (e-book) diakses tanggal 9 Desember 2014

http://wayanordi.files.wordpress.com/2011/06/materi-8-e-bisnis-tahap-pengembangan-e-bisnis.ppt. diakses tanggal 9 Desember 2014

http://web.unair.ac.id/admin/file/f_20902_SIP.docx. diakses tanggal 9 Desember 2014

Konsep dan Aplikasi e-Business, Dr. Ir. Richardus Eko Indrajit M.Sc., MBA. Penerbit ANDI Yogyakarta 2002